Jenis-jenis surat

Didalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat yang beredar, baik antara organisasi, antarinstansi maupun antara perusahaan. Dalam hal-hal tertentu jelas ada perbedaan-perbedaan, baik asal surat, sifat surat tujuan, cara pembuatan ataupun cara pengiriman. Jenis-jenis surat dapat ditinjau dari beberapa segi sebagaimana yang diuraikan berikut:

1. Berdasarkan sifat surat

Berdasarkan sifatnya, surat dapat digolongkan menjadi lima jenis.

a. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga,baik tentang kesehatan, keuangan keluarga, dan sebagainya.

Contoh :

· Surat dari orang tua kepada anaknya

· Surat persahabatan

· Surat perkenalan, dan sebagainya.

b. Surat dinas pribadi

Surat dinas pribadidisebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

Contoh:

· Surat lamaran kerja

· Surat permohonan tidak masuk kerja

c. Surat dinas swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya atau untuk para relasinya atau langganannya atau instansi-instansi lain yang berkaitan.

Contoh:

· Surat undangan rapat untuk karyawan

· Surat undangan pertemuan untuk para relasi

· Surat rapat tahunan para pemegang saham dan sebagainya.

d. Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

Contoh:

· Surat perkenalan barang.

· Surat penawaran barang.

· Surat pesanan barang dan sebagainya.

e. Surat dinas pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.

Contoh:

· Surat kepeutusan

· Surat instansi

2. Berdasarkan wujud surat

a. Surat yang menggunakan kartu pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi lain yang telah diberikan izin PT Pos Indonesia untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan PT Pos Indonesia.

Kartu pos digunakan untuk kepentingan sebagai berikut:

1) Mengirim berita yang singkat

2) Untuk berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca oleh orang lain tidak menjadi masalah.

3) Bukan untuk keperluan dinas

4) Bukan untuk dikirimkan kepada orang tua, atau umurnya diatas si pengirim.

Kartu pos biasanya dibuat dengan menggunakan kertas jenis karton yang berukuran 15cm x 10cm. Kartu pos mempunyai dua bagian.

1) Bagian depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim serta penerima.

2) Bagian belakang untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.

b. Warkat pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambang dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi lain yang telah diberi izin. Surat dengan memakai warkat pos bertujuan untuk surat bersifat keluarga, yang isinya berita yang panjang-panjang, yang bersifat rahasia keluarga, bukan untuk keperluan dinas atau bersifat resmi.

c. Surat bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukan kedalam sampul atau amplop. Surat-surat yang memakai amplop atau sampul ini gunanya:

1) Untuk surat-surat yang isinya panjang.

2) Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan.

3) Untuk surat resmi,surat dinas, ataupun surat biasa.

4) Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan serta.

5) Untuk menjaga sopan santun.

Pemakaian sampul hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas supaya surat yang memakai sampul kelihatan rapih. Pemakaian sampul hendaknya:

1) Sampul yang berbentuk panjang untuk kertas-kertas yang berykuran pokok.

2) Untuk sampul yang berbentuk persegi empat hendaknya digunakan kuarto

3) Sampul yang berbentuk kecil digunakan kertas-kertas oktavo.

d. Surat terbuka dan surat tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum, misalnya surat dan pembaca kepada pembaca. Biasanya surat-surat demikian berisi antara lain:

1) Kritikan-kritikan terhadap sesuatu keadaan.

2) Saran-saran dan pendapat serta gagasan untuk suatu hal yang kurang baik atau tidak pantas.

3) Keluhan-keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan.

4) Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan sesuatu yang kurang baik

Surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain.

e. Memorandum dan nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern(didalam lingkungan sendiri baik perusahaan, instansi lainya).

Cara pembuatnya diketik atau ditulis tangan. Memorandum digunakan untuk pemberitahua, permintaan informasi, memberi petunjuk atau informasi.

Nota adalah alat komunikasi kedinasan antara pejabat dan suatu unit organisasi yang digunakan secara intern (dalam lingkungn sendiri) tetapi bersifat resmi. Kegunaan nota yaitu:

1) Untuk meminta penjelasan.

2) Untuk memberikan keputusan.

3) Untuk peningkatkan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya.

f. Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai suatu hal yang perlu mendapat penyelesaian dengan cepat.

Ada dua macam cara penyampaiannya:

1) Telegram yang pengirimannya melalui Perum Telekomunikasi (seperti morse, telek, dan teleprinter).

2) Surat telegram atau surat kawat ialah surat yang ditulis dengan bahas telegram pengiriman dilakukan oleh kurir.

g. Surat biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbatas oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3. Berdasarkan keamanan isinya.

a. Surat sangat rahasia

Adalah surat-surat yang biasanya digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan negara atau yang berupa dokumen negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau bangsa dan negara.

Contoh :

1) Surat-surat yang berhubungan dengan strategi perang.

2) Surat-surat yang berhubungan dengan batas-batas negara

3) Surat yang berhungungan dengan alat perang, nuklir, pesawat dan sebagainya.

b. Surat rahasia

Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ke tangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

Contoh :

1) Surat-surat atau dokumen mengenai resep-resep produksi

2) Dokumen atau surat yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan sebagainnya.

c. Surat Konfidensial

Adalah surat-surat yang termaksuk surat rahasia, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain, cukup hanya diketahui oleh penjabat yang bersangkutan.

contoh surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

4. Surat berdasarkan proses penyelesaian

a. Surat sangat segera

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesemptan yang pertama.

Contoh:

1) Surat-surat berita musibah.

2) Surat-surat panggilan

3) Surat perintah.

b. Surat segera

adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapatkan tanggapan dan penyelesaiannya dari penerima.

Contoh:

1) Surat pengumuman.

2) Surat penawaran.

3) Surat pesanan dan sebagainya.

c. Surat biasa
adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapatkan tanggapan yang secepatnya dan penerima.
Contoh :

1) Surat ucapan selamat hari raya,ulang tahun dan sebagainya.


Sumber: