Materi Pembelajaran Pendidikan Administrasi Perkantoran

Download Here

Dalam menyampaikan suatu berita atau kabar melalui sepucuk surat, tentunya tidak terlepas dari perlengkapn surat, seperti kertas dan sampul surat.

1. Kertas surat

Kertas kertas yang sering digunakan dalam surat menyurat biasanya ukuran folio untuk surat yang isinya panjang, dan kertas ukuran kuarto untuk surat isinya pendek. Untuk mengenal lebih jauh tentang kertas yang digunakan dalam surat, dari bawah ini dijalankan macam-macam kertas dengan ukuran-ukurannya.

a. Jenis-jenis kertas

1. Kertas ukuran Internasional adalah kertas yang memiliki ukuran dan daya muat yang banyak spasi horizontal dan vertikal. Misalnya kertas A4,A5,A6, dan A7.

2. Kertas berdasarkan ukuran Inggris, seperti Foalcaps, quarto, serta sixmo, oktavo, dan memo.

3. Kertas yang digunakan dalam negeri adalah kertas folio kertas ¾ folio, kertas ½ folio dan kertas 2 folio digunakan seperti lamaran pekertaan.

4. Untuk kertas folio dan kuarto dibagi lagi yaitu:

· Kertas ukuran folio dan kuarto yang halus dan tebal sisebut HVS utuk mengetik surat aslinya yang akan dikirim kepada penerima.

· Kertas ukuran folio dan kuarto yang halus tipis disebut doarslag adalah untuk salinan surat

· Kertas ukuran folio kuarto yang tebal dan agak kasar untuk membuat berita-berita yang distensil

· Kertas ukuran folio dan kuarto yang agak tipis dan agak kasar untuk konsep surat disebut juga kertas buram

· Surat yang akan dikirim keluar negeri biasanya menggunakan kertas impor yang disebut Union skin. Karena disamping mutunya baik juga halus, kuat dan sangat ringan, sehingga dapat menghemat biaya pengiriman.



b. Ukuran-ukuran kertas

Adapun ukuran-ukuran kertas ada yang memakai cm, mm, dan inci seperti dibawah ini:

1. Kertas yang ukurannya dalam mm atau inci

· Foalcaf = 8 inci x 13 inci (205 mm x 330 mm)

· Quarto = 8 inci x 10 inci (205 mm x 254 mm)

· Sexto = 8 inci x 6,5 inci (205 mm x165 mm)

· Oktavo = 5 inci x 8 inci (127 mm x 205 mm)

2. Ukuran-ukuran kertas internasional

· A4 berukuran 210 mm x 297 mm

· A5 berukuran 148 mm x 210 mm

· A6 berukuran 105 mm x 148 mm

· A7 berukuran 74 mm x 105 mm

3. Ukuran-ukuran yang digunakan dalam negeri

· kertas satu folio ukuranya 22 cm x 34 cm

· kertas ¾ folio 22 cm x 26 cm

· kertas ½ folio 17 cm x 22cm

· Kertas 2 folio (double folio) ukurannya 34 cm x 44 cm

4. Kertas-kertas HVS ada yang berkualitas tebal dan kualitas tipis mempunyai ukuran-ukuran:

· HVS tebal dinyatakn dengan istilah 90 gram

· HVS sedang dinyatakan dengan istilah HVS 80 gram

· HVS tipis dengan istilah 60 gram.

2. Sampul surat

Pada sadarnya sampul itu adalah pelindung isi surat yang gunakan supaya surat:

· Tampak rapih dan bersih

· Tampak sopan, dan

· Menjamin isi surat, kerahasiannya tidak dibaca atau diketahui orang lain.

a. Macam-macam sampul

1. untuk kertas yang ukuran dua folio (double folio) dapat menggunakan sampul-sampul:

· work docket atau sampul dokumen

· catalogue atau katalog

· button and string (sampul berkancing atau bertali)

· eleyet and clasp atau sampul berlubang dan jepitan

.

2. Untuk kertas ukuran folio dapat menggunakan sampul-sampul:

§ Commercial

§ Bifold

§ open end

§ postage saver

§ x-rag

§ air mail


3. Untuk kertas-kertas kuarto dapat menggunakan sampul- sampul:

§ Drug

§ Card

§ Viziting card

4. Untuk kertas-kertas ukuran dan dua folio (double folio) dapat menggunakan sampul-sampul:

§ Work docket

§ Catalogue

§ Button and string

§ Eyelet and clasp

b. Kegunaan sampul

§ Untuk menjaga kebersihan surat, kerapiahan surat.

§ Untuk menjaga sopan santun, sehingga surat yang bersampul dengan baik kelihatan lebih sopan.

§ Untuk menjaga rahasia surat.

§ Untuk surat dinas dan resmi sebaiknya memakai sampul yang sesuai dengan keadaan kertas surat.

§ Untuk surat yang panjang yang memerlukan kertas halaman-halaman, perlu dimasukan kedalam sampul supaya tidak tercecer.

§ Sampul mudah diperoleh dan banyak digunakan oleh berbagai golongan dan tingkatan dan untuk jenis surat apapun sifatnya.

c. Ukuran sampul

Dibawah ini ada beberapa ukuran sampul, baik yang digunakan umum atau masyarakat maupun digunakan untuk kedinasan atau oleh perusahaan.

§ Sampul yang persegi panjang berukuran 22,9 x 10,2 cm

§ Sampul yang bersegi empat 12,5 x 15,5 cm

§ Sampul umum ada yang berukuran :

12 x 15,5 cm

9 x 15,5 cm

8,5 x 15 cm

§ Sampul dinas ada yang berukuran:

10,5 x 23 cm

11,5 x 8 cm

12,5 x 26 cm

§ Sampul cetakan ada yang berukuran

15,5 x 23 cm

19 x 30 cm

25 x 26 cm

Perlu diperhatikan dalam penulisan pada sampul, posisinya harus tepat, yaitu:

1. Disebelah kiri atas sampul

2. Disebelah bawah sampul untuk alamat dan nama pengirim

3. Disesuaikan dengan bentuk surat, maksudnya kalau surat bentuk lurus sampul ditulis lurus, kalau surat bentuk lekuk maka sampul pun alamat dan nama yang dituju harus lekuk





Sumber:
1. Sumpriana, Euis. 2004. Melakukan Pekerjaan Surat Menyurat. Bandung: Armico.

2. Tintin Astini dan Aah Johariah. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi. 2004. Bandung: Armico.

Didalam kehidupan sehari-hari terdapat bermacam-macam jenis surat yang beredar, baik antara organisasi, antarinstansi maupun antara perusahaan. Dalam hal-hal tertentu jelas ada perbedaan-perbedaan, baik asal surat, sifat surat tujuan, cara pembuatan ataupun cara pengiriman. Jenis-jenis surat dapat ditinjau dari beberapa segi sebagaimana yang diuraikan berikut:

1. Berdasarkan sifat surat

Berdasarkan sifatnya, surat dapat digolongkan menjadi lima jenis.

a. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga,baik tentang kesehatan, keuangan keluarga, dan sebagainya.

Contoh :

· Surat dari orang tua kepada anaknya

· Surat persahabatan

· Surat perkenalan, dan sebagainya.

b. Surat dinas pribadi

Surat dinas pribadidisebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

Contoh:

· Surat lamaran kerja

· Surat permohonan tidak masuk kerja

c. Surat dinas swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya atau untuk para relasinya atau langganannya atau instansi-instansi lain yang berkaitan.

Contoh:

· Surat undangan rapat untuk karyawan

· Surat undangan pertemuan untuk para relasi

· Surat rapat tahunan para pemegang saham dan sebagainya.

d. Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

Contoh:

· Surat perkenalan barang.

· Surat penawaran barang.

· Surat pesanan barang dan sebagainya.

e. Surat dinas pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.

Contoh:

· Surat kepeutusan

· Surat instansi

2. Berdasarkan wujud surat

a. Surat yang menggunakan kartu pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi lain yang telah diberikan izin PT Pos Indonesia untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan PT Pos Indonesia.

Kartu pos digunakan untuk kepentingan sebagai berikut:

1) Mengirim berita yang singkat

2) Untuk berita yang tidak mengandung rahasia, sehingga terbaca oleh orang lain tidak menjadi masalah.

3) Bukan untuk keperluan dinas

4) Bukan untuk dikirimkan kepada orang tua, atau umurnya diatas si pengirim.

Kartu pos biasanya dibuat dengan menggunakan kertas jenis karton yang berukuran 15cm x 10cm. Kartu pos mempunyai dua bagian.

1) Bagian depan atau muka untuk menulis nama atau alamat pengirim serta penerima.

2) Bagian belakang untuk menulis berita-berita yang akan disampaikan.

b. Warkat pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambang dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia atau instansi lain yang telah diberi izin. Surat dengan memakai warkat pos bertujuan untuk surat bersifat keluarga, yang isinya berita yang panjang-panjang, yang bersifat rahasia keluarga, bukan untuk keperluan dinas atau bersifat resmi.

c. Surat bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukan kedalam sampul atau amplop. Surat-surat yang memakai amplop atau sampul ini gunanya:

1) Untuk surat-surat yang isinya panjang.

2) Untuk surat-surat yang isinya dirahasiakan.

3) Untuk surat resmi,surat dinas, ataupun surat biasa.

4) Untuk menjaga kebersihan dan kerapihan serta.

5) Untuk menjaga sopan santun.

Pemakaian sampul hendaknya disesuaikan dengan bentuk kertas supaya surat yang memakai sampul kelihatan rapih. Pemakaian sampul hendaknya:

1) Sampul yang berbentuk panjang untuk kertas-kertas yang berykuran pokok.

2) Untuk sampul yang berbentuk persegi empat hendaknya digunakan kuarto

3) Sampul yang berbentuk kecil digunakan kertas-kertas oktavo.

d. Surat terbuka dan surat tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum, misalnya surat dan pembaca kepada pembaca. Biasanya surat-surat demikian berisi antara lain:

1) Kritikan-kritikan terhadap sesuatu keadaan.

2) Saran-saran dan pendapat serta gagasan untuk suatu hal yang kurang baik atau tidak pantas.

3) Keluhan-keluhan tentang sesuatu pelayanan yang mengecewakan.

4) Ajakan, himbauan untuk berbuat sesuatu kebaikan atau menghindarkan sesuatu yang kurang baik

Surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain.

e. Memorandum dan nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern(didalam lingkungan sendiri baik perusahaan, instansi lainya).

Cara pembuatnya diketik atau ditulis tangan. Memorandum digunakan untuk pemberitahua, permintaan informasi, memberi petunjuk atau informasi.

Nota adalah alat komunikasi kedinasan antara pejabat dan suatu unit organisasi yang digunakan secara intern (dalam lingkungn sendiri) tetapi bersifat resmi. Kegunaan nota yaitu:

1) Untuk meminta penjelasan.

2) Untuk memberikan keputusan.

3) Untuk peningkatkan supaya isinya mendapat perhatian sepenuhnya.

f. Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai suatu hal yang perlu mendapat penyelesaian dengan cepat.

Ada dua macam cara penyampaiannya:

1) Telegram yang pengirimannya melalui Perum Telekomunikasi (seperti morse, telek, dan teleprinter).

2) Surat telegram atau surat kawat ialah surat yang ditulis dengan bahas telegram pengiriman dilakukan oleh kurir.

g. Surat biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbatas oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3. Berdasarkan keamanan isinya.

a. Surat sangat rahasia

Adalah surat-surat yang biasanya digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan negara atau yang berupa dokumen negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau bangsa dan negara.

Contoh :

1) Surat-surat yang berhubungan dengan strategi perang.

2) Surat-surat yang berhubungan dengan batas-batas negara

3) Surat yang berhungungan dengan alat perang, nuklir, pesawat dan sebagainya.

b. Surat rahasia

Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan atau tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ke tangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

Contoh :

1) Surat-surat atau dokumen mengenai resep-resep produksi

2) Dokumen atau surat yang berhubungan dengan keuangan perusahaan dan sebagainnya.

c. Surat Konfidensial

Adalah surat-surat yang termaksuk surat rahasia, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain, cukup hanya diketahui oleh penjabat yang bersangkutan.

contoh surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

4. Surat berdasarkan proses penyelesaian

a. Surat sangat segera

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesemptan yang pertama.

Contoh:

1) Surat-surat berita musibah.

2) Surat-surat panggilan

3) Surat perintah.

b. Surat segera

adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapatkan tanggapan dan penyelesaiannya dari penerima.

Contoh:

1) Surat pengumuman.

2) Surat penawaran.

3) Surat pesanan dan sebagainya.

c. Surat biasa
adalah surat-surat yang tidak perlu tergesa gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapatkan tanggapan yang secepatnya dan penerima.
Contoh :

1) Surat ucapan selamat hari raya,ulang tahun dan sebagainya.


Sumber:

A. Sejarah surat

     Berdasarkan sejarah, surat sudah ada ketika manusia menemukan simbol atau tulisan. Walaupun masih dalam bentuk sederhana. Kegiatan surat-menyurat di Indonesia sendiri telah dimulai jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa, yakni pada masa Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Pajajran, Sriwijaya, dan Mataram. Bentuk surat pada zaman itu pun masih tergolong sederhana yaitu berupa kulit kayu, potongan bambu, daun lontar dan kulit binatang.Walaupun fungsi surat sudah sedikit tergeser oleh kemajuan teknologi seperti telepon maupun internet, tetapi peran surat sebagai alat telekomunikasi masih banyak digunakan sampai sekarang. Begitu juga peran kantor pos yang dahulu merupakan tempat paling sibuk berubah menjadi tempat berbagai fungsi dari sebagai tempat pembayaran maupun pengiriman penerimaan uang.
    Dalam kehidupan sehari-hari istilah surat dan surat menyurat sudahlah tidak asing lagi, mengingat surat sudah menjadi bagian dan kehidupan kita. Surat sudah dijadikan sebagai media komunikasi tertulis baik untuk kepentingan pribadi , keluarga maupun lembaga. Bahkan dalam kehidupan modern seperti sekarang ini surat menempati urutan pertama dan utama dalam kegiatan perkantoran meskipun sudah ada alat-alat perkantoran lain yang sudah canggih dan modern.
   Tidak satupun organisasi atau institusi modern saat sekarang ini yang tidak menggunakan surat sebagai media komunikasi tertulis. Hanya saja untuk kepentingan akademik perlu dijelaskan mengenai pengertian surat dan surat menyurat. Kegiatan perkantoran pokok yang berkaitan dengan surat menyurat adalah masalah typing atau pengetikan, yang kedua filing atau kearsipan, yangb ketiga mail handling atau pengurusan surat.

B. Pengertian Surat
1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, terbitan Balai Pustaka,2004, surat adalah:
· Alat untuk menyampaikan informasi secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi.

2. Definisi surat menurut para ahli:

a) Menurut Drs. I. G. Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran 1, menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain sebagai berikut:
· Surat merupakan halai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
· Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.

b) Menurut Seojito dan Solchen (2004: 1) mendefinisikan surat sebagai berikut:
· Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan-pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya.
· Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
· Ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi.

c) Menurut S. HIDAJAT
· Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

d) Menurut Drs. Engel Bertus Martono
· Menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau kelompok.

e) Menurut Drs. H. Suhanda Panji
·     Menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor.

    Dari pengertian surat tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa surat adalah suatu sasaran untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dan pihak yang satu kepada pihak lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat berupa pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran, dan sebagainya.
     Dibanding dengan alat-alat komunikasi yang sudah modern, surat mempunyai kelebihan tersendiri, yaitu sebagai berikut:
1) Efektif, karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya
2) Surat bersifat praktis, karena dapat menyampaikan rahasia, dibandingkan dengan telepon mungkin dapat  disadap orang lain.
3) Ekonomis, karena biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah.
4) Alat-alat dan perlrngkapan surat mudah didapat
     Surat dikatakan effektif bila apa yang dikomunikasikan penulis itu sampai pada tujuan, sesuai dengan kehendak si pengirim. Oleh karena itu, surat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria sebagai berikut:
1) Surat ditulis dalam bentuk menarik.
2) Surat mempunyai maksud dan tujuan
3) Surat ditulis dengan bahasa yang mudah dimengerti.
4) Pergunakan bahasa sesuai dengan kemampuan pihak penerima.
5) Surat disusun secara singkat tetapi padat dan jelas.
6) Surat sendaknya menunjukan budi bahasa, serta kewibawaan.



 
Sumber: